Nel panorama aziendale odierno, caratterizzato da ritmi frenetici e dal coinvolgimento di un elevato numero di stakeholder, un’interfaccia unica ed  efficace può essere la chiave per ottimizzare i processi operativi interni. 

Tuttavia, molte imprese sono ancora alle prese con una comunicazione frammentata e funzionalità disperse su un notevole numero di app. Senza una struttura definita, le informazioni possono risultare disorganizzate e difficili da gestire, compromettendo l’efficienza dei processi aziendali. Questo problema è spesso causato dall’uso di strumenti che risultano inadeguati in realtà particolarmente complesse e che ostacolano la collaborazione e la produttività generale. 

In questo articolo, esploreremo le sfide poste dalla comunicazione non strutturata e sulle procedure basate su UI all’interno dei diversi reparti aziendali, vedremo come affrontarle, introducendo degli strumenti capaci di trasformare il passaggio delle informazioni all’interno dei processi: le Composable Applications. 

Comprendere l’impatto della comunicazione frammentata

La comunicazione frammentata all’interno di un’organizzazione può avere gravi ripercussioni sull’efficienza, sulla produttività e, in ultima analisi, sui profitti. 

Secondo una recente ricerca di RingCentral, un fornitore di soluzioni di comunicazione e collaborazione basate sul cloud, i lavoratori passano da un’app all’altra in media 10 volte all’ora, traducendosi in una perdita di produttività pari a 32 giorni lavorativi all’anno(fonte). Questo continuo cambiamento di contesto non solo rallenta i processi operativi, ma aumenta anche il rischio di errori e potrebbe compromettere l’integrità dei dati.

Esaminiamo nel dettaglio alcune delle sfide che le aziende devono affrontare quando si affidano a metodi di comunicazione tradizionali:

Dati scollegati

I fogli di calcolo sono molto diffusi ed utilizzati per la trasmissione e l’archiviazione di dati tra i vari reparti aziendali, per via della loro capacità di tracciare qualsiasi tipologia di informazione. Tuttavia, questo approccio “a blocchi” porta ad ottenere una serie di dati scollegati, difficili da sincronizzare o da condividere in tempo reale. Questo comporta uno spreco di risorse per trasferire manualmente le informazioni tra i diversi sistemi, provocando errori ed incoerenze.  La facilità d’uso di questi strumenti contro la non idoneità a lavori di processo. 

Mancanza di collaborazione in tempo reale

In passato, strumenti come email e telefonate potevano essere sufficienti per le esigenze di comunicazione di base. Si tratta, però, di metodi che oggi non riescono a soddisfare le esigenze di realtà imprenditoriali caratterizzate da una struttura complessa e articolata. La dipendenza da interazioni “manuali” rallenta i processi decisionali, impedisce di rispondere tempestivamente alle richieste dei clienti e limita il flusso costante di informazioni tra tutte le parti coinvolte. 

Aumento del rischio di errori

Affidarsi esclusivamente a fogli di calcolo o a metodi di registrazione manuali espone le aziende a un rischio maggiore di errori dovuti a sviste umane o all’inserimento di dati errati o obsoleti. Questi errori possono avere conseguenze significative su tutte le attività del business, dalla inadatta gestione degli approvvigionamenti all’imprecisione dei rapporti amministrativi.

Il ruolo delle applicazioni di livello enterprise nel colmare il divario

Per superare le sfide associate alla comunicazione frammentata, le imprese devono essere disposte a passare ad un approccio più agile e automatizzato. Questo cambiamento richiede soluzioni di livello enterprise che si concentrino sull’esperienza dell’utente e possano digitalizzare i processi, affrontando in modo efficace le cause principali della comunicazione frammentata.  

Design incentrato sull’esperienza dell’utente

In Peer Network abbiamo sviluppato soluzioni basate sulla filosofia “Composable”, denominate Smart Business Solutions. Queste soluzioni offrono una User eXperience efficace e un’integrazione flessibile e modulare con l’ERP aziendale. Grazie ad un’interfaccia web intuitiva, rispondono alle esigenze specifiche di ciascun ruolo coinvolto nei processi aziendali critici, eliminando la necessità di comunicazioni continue sullo stato dei lavori attraverso un flusso di informazioni continuo, ben definito  e senza interruzioni.

Automazione dei processi semplificata

Uno dei vantaggi principali delle nostre applicazioni aziendali è la loro capacità di automatizzare le attività di routine e standardizzare i processi tra i vari reparti. Definendo flussi di lavoro strutturati, queste applicazioni assicurano che le informazioni vengano agilmente scambiate tra le diverse aree interessate. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche il rischio di errori causati dall’aggiornamento attraverso oggetti non integrati. 

Ad esempio, consideriamo il processo di inserimento di un nuovo cliente nel database aziendale. Gli agenti commerciali possono iniziare la registrazione del cliente attraverso l’applicativo, e il sistema avvierà automaticamente un workflow operativo che richiede l’approvazione degli operatori del customer service. Tutte le informazioni necessarie vengono inserite in un unico sistema centralizzato, eliminando la necessità di scambi di email o l’uso di sistemi diversi. Questo approccio garantisce che il processo di “creazione di un nuovo cliente” sia gestito in modo efficiente e senza discontinuità, migliorando la coerenza e l’accuratezza dei dati.  Il disegno di una interfaccia agevole per l’agente commerciale mitiga i problemi di change che sempre accompagnano questi cambiamenti. 

Benefici di una comunicazione efficace

Le Smart Business Solutions offrono una serie di benefici in grado di garantire un’efficace comunicazione tra i diversi stakeholder aziendali, per agevolare la continuità delle operazioni. In particolare offrono funzionalità capaci di: 

• migliorare la gestione delle attività, attraverso una piattaforma centralizzata per la gestione delle attività, consentendo ai reparti di assegnare e tenere traccia delle attività in modo efficiente. Ciò garantisce una chiara visibilità delle responsabilità, delle scadenze e dei progressi, facilitando una collaborazione efficace e il completamento tempestivo dei progetti. 

• Ottimizzare e potenziare il controllo sui processi aziendali. Le aziende che utilizzano le Smart Business Solutions sono in grado di tracciare ogni step dei propri processi aziendali, acquisendo dati preziosi per migliorare le prestazioni e massimizzare l’efficienza complessiva. 

• Semplificare l’esperienza utente, che non percepisce il livello di complessità della struttura informativa. Grazie all’implementazione di una user experience intuitiva e facile da navigare, le aziende possono presentare al proprio staff solo le informazioni e le funzionalità rilevanti al loro ruolo specifico. Un approccio che riduce la curva di apprendimento, facilita l’accesso ai dati e aumenta l’efficienza complessiva. 

Conclusione

La comunicazione frammentata tra i diversi reparti aziendali può ostacolare la produttività, la collaborazione e portare a costosi errori. 

Tuttavia, le organizzazioni possono superare queste sfide adottando applicazioni “componibili” che ottimizzano i processi dando priorità all’esperienza dell’utente. 

Passando da fogli di calcolo, email, chat  e telefonate a un ambiente digitale strutturato che automatizza le operazioni e migliora la collaborazione, le aziende possono ottimizzare gli aspetti di comunicazione necessari alle  varie funzioni. 

L’adozione di queste soluzioni consente ai responsabili di diverse aree aziendali – dalla logistica alla produzione, dal marketing alla qualità e sviluppo – di accedere agli strumenti necessari per incrementare l’efficienza operativa e ottenere un vantaggio competitivo nel dinamico panorama aziendale odierno.