…. un nuovo caso sul processo di attivazione di un nuovo prodotto in Azienda
ABSTRACT
Continua la presentazione di casi aziendali reali.
L’Azienda protagonista di questa composable pill opera nel settore dell’agroindustria e si occupa nello specifico della produzione e commercializzazione di prodotti alimentari.
Come spesso avviene in questo settore l’Azienda realizza sia prodotti propri che a marchio cliente. Tratta quindi un numero considerevole di prodotti finiti che vengono venduti in gran parte alla Grande Distribuzione
Il processo di attivazione del prodotto consiste nel raccogliere, generare e condividere tutte le informazioni necessarie per definire, produrre, stoccare, vendere il prodotto stesso.
L’attivazione di nuovi prodotti è il tema centrale di questo nuovo caso.
AS-IS
La situazione in cui si trovava l’Azienda all’inizio del progetto era comune a tante realtà.
Le fasi iniziali del ciclo di vita del prodotto non sono erano gestite in modo strutturato. Il prodotto diventava “visibile” a tutte le componenti dell’Azienda solo nel momento in cui veniva creato sull’ERP e questo spesso avveniva a ridosso del rilascio del prodotto per la vendita.
Tutte le fasi precedenti , in cui il prodotto non aveva ancora un codice definito, erano gestite su fogli elettronici condivisi.
In sintesi:
- L’Azienda gestiva la propria attività su un ERP che copriva le principali esigenze di business
- L’Azienda si era dotata di un service repository integrato on-line con l’ERP con cui aveva già sperimentato lo sviluppo di applicazioni composite
- I prodotti finiti venivano gestiti solo sull’ERP e solo quando erano disponibili tutte le informazioni richieste.
- Le fasi iniziali del ciclo di vita del prodotto erano gestite fuori sistema, su fogli Excel condivisi con conseguenti:
– difficoltà nel coordinamento del processo,
– difficoltà nella raccolta delle informazioni
– difficoltà nella condivisione e comunicazione delle date di disponibilità del prodotto sul mercato
– errori nell’aggiornamento dei dati
L’ESIGENZA
L’Azienda aveva bisogno di riprendere il controllo sul processo di attivazione di nuovi prodotti. Per questo ha richiesto la progettazione e lo sviluppo di una soluzione in grado di
- garantire il coordinamento dell’attività di tutti i reparti coinvolti nel processo
- consentire la raccolta strutturata di tutte le informazioni necessarie a definire il prodotto, sia dal punto di vista tecnico che commerciale
- consentire la condivisione delle informazioni di prodotto, descrittive, tecniche, qualitative, strutturate e non, sulla base delle competenze di ciascun ruolo coinvolto
- dare evidenza dello stato di attivazione del prodotto, sollecitando automaticamente i reparti interessati a completare le attività che ostacolano la prosecuzione del flusso
LA SOLUZIONE
La soluzione si basa:
- sul sistema ERP, che era ed è rimasto il contenitore dell’intero patrimonio informativo dell’Azienda
- sul service repository, la piattaforma su cui sono stati realizzati tutti i servizi e definiti i nuovi oggetti necessari alla digitalizzazione di questo processo
e si propone di strutturare uno scenario collaborativo capace di
- coinvolgere tutte le aree aziendali interessate
- raccogliere le informazioni per la definizione del prodotto presso i rispettivi owner
- distribuire queste informazioni agli attori del processo interessati
- sollecitare i reparti interessati qualora si presentino ostacoli o ritardi nello sviluppo del flusso
- consentire il governo dell’interno processo.
Business Objects
La soluzione composita si basa su business objects standard e su nuovi business object creati per questa esigenza. Per entrambe le tipologie di oggetti di business sono stati definiti servizi specifici pubblicati sul service. repository.
Gli oggetti utilizzati sono i seguenti:
- L’ARTICOLO DA LANCIARE
di solito non rappresentato sul sistema ERP; - l’ARTICOLO ERP
la normale anagrafica articolo (material master) con le informazioni di base di tipo transazionale. - la DISTINTA BASE che contribuisce a dare una definizione tecnica dell’articolo
- L’ARTICOLO SUL MERCATO
la versione estesa ed ampliata dell’ARTICOLO ERP. Oltre a disporre de dati transazionali definiti sull’anagrafica standard l’ARTICOLO SUL MERCATO è corredato anche di tutte le informazioni qualitative, descrittive e non strutturate (immagini, schede tecniche, ecc.) caratteristiche del prodotto sul mercato. Questo nuovo business object dispone di tutte le informazioni necessarie per pubblicare il prodotto sui cataloghi, interni ed esterni, e per distribuire queste informazioni sulla base degli standard internazionali (es. GDSN).
Il processo
La soluzione descrive un processo che viene avviato dalla richiesta di un nuovo prodotto a cui segue la raccolta strutturata delle informazioni necessarie da parte dei reparti coinvolti (Commerciale, Marketing, Produzione, Logistica, AFC, Acquisti, ecc.).
Il flusso si sviluppa su quattro macro-fasi:
- RICHIESTA
- QUALIFICAZIONE PRODOTTO
- DEFINIZIONE TECNICA
- PUBBLICAZIONE
1.Richiesta
In questa fase del flusso si collocano le funzionalità di gestione delle richieste di nuovi prodotti, la loro approvazione da parte di un responsabile e l’avvio del workflow di attivazione.
Si conclude con la creazione di un’ANAGRAFICA ARTICOLO DA LANCIARE.
2.Qualificazione Prodotto
Questa fase impegna ogni reparto a fornire le informazioni necessarie per proseguire lungo il percorso di attivazione.
Questo avviene fornendo agli operatori di reparto dei form specifici da compilare e controllando la corretta compilazione dei dati grazie al l’integrazione on-line col sistema ERP.
In questa fase l’area commerciale, il marketing, la produzione la logistica, l’amministrazione e il controllo contribuiscono in modo collaborativo alla corretta definizione del prodotto.
3.Definizione tecnica
Raccolte tutte le informazioni necessarie sul prodotto il flusso prosegue con la creazione dell’anagrafica sull’ERP. Da questo momento il nuovo prodotto è visibile come ARTICOLO ERP standard.
La definizione tecnica dell’articolo richiede poi la definizione del componente principale (nel settore alimentare la parte edibile, a volte denominato componente phantom) e della distinta base nel suo complesso.
4.Pubblicazione
Questa sezione si occupa della pubblicazione dei dati dell’ ARTICOLO SUL MERCATO.
Dopo una fase di arricchimento dell’anagrafica con le informazioni accessorie e qualitative, è possibile gestire la presentazione del prodotto sui cataloghi e supportare l’integrazione con i servizi Immagino e Allineo di GS1.
Conclusioni
La composite application descritta supporta da oltre quattro anni tutta l’attività di attivazione dei prodotti finiti dell’Azienda.
La User eXperience della soluzione, che adotta una User Interface web-based, è stata personalizzata per ciascun ruolo coinvolto, offrendo ad ognuno la modalità di interazione più adatta alla sua specifica attività.
Il flusso principale del processo ha già evidenziato la possibilità di innestare sotto-flussi specifici affrontanti con nuovi moduli (es. gestione del packing dei prodotti).
LANCIO DI NUOVI PRODOTTI
UX First
Focus sul ruolo dell’utente. Lo scopo è fornire ad ogni utente lo strumento più adatto per svolgere il suo lavoro.
ON-LINE
Funzionalità accessibili tramite applicazioni web on-line col sistema ERP aziendale
ALLINEAMENTO DATI
L’on-line elimina la necessità di allineamenti, trasferimenti e sincronizzazioni
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