La metafora dei silos è stata adottata per rappresentare in modo efficace una realtà dove i diversi settori aziendali, sebbene contigui, rappresentavano ognuno un contesto distinto, il “silos” appunto, dotato di propri dati, gestiti da proprie applicazioni che “giravano” su propri elaboratori elettronici.

In quel tempo era normale trovare in azienda sistemi specializzati e diversi per la contabilità, per la produzione, per la progettazione, ecc. L’era dei “silos applicativi” era caratterizzata da sistemi che rappresentavano risposte puntuali ad esigenze puntuali, date in momenti diversi, senza un disegno generale. Ricordiamo quel tempo per la difficoltà di far comunicare sistemi intrinsecamente diversi, di condividere dati comuni, di approcciare interfacce utente totalmente differenti fra loro.

Le difficoltà riscontrate durante l’era dei silos hanno spinto verso la formulazione di un nuovo paradigma. Stabilito che la maggior parte dei problemi derivava dalla difficoltà di integrare sistemi diversi, sia dal punto di vista hardware (computer, sistemi operativi, sistemi di gestione di database, ecc.) che software (applicazioni, interfacce utente, dispositivi di i/o),  il nuovo paradigma nasceva sull’idea di un unico “grande sistema”, costituito da una macchina equipaggiata con applicativi software specializzati per ogni area aziendale, sviluppati sulla stessa piattaforma e con un’interfaccia utente omogenea. Nasceva l’”era dell’ERP” (Enterprise Resources Planning).

Avere moduli applicativi specializzati per ogni area aziendale (contabilità, magazzino, produzione, vendite, ecc.) integrati nativamente su uno stesso database e realizzati sulla stessa piattaforma di sviluppo annullava l’esigenza di trasferire dati fra sistemi e abilitava la gestione condivisa del dato che diventava protagonista.

Con l’avvento dell’ERP il dato viene prodotto, consultato e aggiornato in modo centralizzato garantendo coerenza e integrità. I progetti si complicano, acquistano un respiro più ampio, si sviluppa l’analisi integrata dei processi di business e le soluzioni IT, pur verticali, vengono progettate e realizzate in ottica più trasversale, tenendo conto delle relazioni e interconnessioni fra le diverse aree aziendali.

La spinta verso la standardizzazione propria dell’ERP consente di incrementare e potenziare le funzionalità a disposizione degli utenti che crescono anche in termini numerici. 

L’ERP è essenziale per compiere passi significativi nella direzione del processo di digitalizzazione che coinvolge le aziende. Spesso ne costituisce le premesse, i vantaggi che ne derivano sono indubbi e la loro diffusione ne è la prova.

Per molti aspetti oggi siamo ancora all’interno dell’era dell’ERP, ma stiamo vivendo la fase di declino a causa di due temi molto importanti: la UX/UI e l’integrazione con altri sistemi.

Il tema dell’integrazione ha vissuto sorti alterne in cui certi ERP, originariamente molto “chiusi”, hanno cercato di rispondere imponendo propri “standard” di comunicazione e/o trasferimenti dati fino a quando nuove tecnologie, in buona parte nate col web, hanno portato una standardizzazione di fatto con cui anche i sistemi ERP più blasonati hanno dovuto fare i conti. 

User eXperience e User Interface sono tuttora temi cruciali a cui gli ERP non hanno saputo dare una risposta adeguata. Le “interfacce di business” faticano a competere con quelle che utilizziamo ogni giorno sulle applicazioni “consumer”. Non è solo questione di forma, legata alla gradevolezza o all’“appeal” dell’”interfaccia utente” ma  è soprattutto una questione di  sostanza. Anche quando gli ERP hanno messo a disposizione strumenti o piattaforme di sviluppo per la realizzazione di applicazioni più “user friendly” non sono riusciti ad incidere sulla “esperienza” dell’utente, cioè sulla sua capacità di partecipare attivamente ai processi che lo coinvolgono.

La UI degli ERP è, per definizione, “general purpose” cioè nasce per rispondere alle esigenze di ogni tipo di utente:  manager o addetto, senior o junior, operatore o sistemista. Questo approccio ha consentito di portare velocemente una grande varietà di utenti sui sistemi ERP, e questo è stato un indubbio vantaggio ma ne ha messo in evidenza anche i limiti, infatti, un orientamento “generalista” alla UX/UI ha molto spesso ostacolato il percorso di digitalizzazione di un processo.

Il motivo risiede nel fatto che un approccio “monocanale” vede gli utenti come tanti soggetti uguali, a cui si offre lo stesso strumento software, agendo eventualmente solo sulle autorizzazioni di accesso alle informazioni.

Un unico canale, un’unica voce uguale per tutti, un po’ come il Grande Fratello di George Orwell.

Si tratta soprattutto di una modalità di interazione che non guida un processo, ma che chiede all’utente di sapere “cosa fare” e “come farlo”, districandosi fra menu complessi, transazioni, anagrafiche e documenti che espongono una grande quantità di dati.

La progressiva apertura verso standard di comunicazione riconosciuti (servizi web, API, ecc.), la necessità di personalizzare l’esperienza utente e di sviluppare “scenari collaborativi” che coinvolgono anche i “business partner” che intervengono sulla catena del valore (terzisti, fornitori, clienti, ecc.), hanno dato la spinta definitiva verso la nuova era, quella dell’”Extended ERP”. 

Nell’Extended ERP la solidità e la forza propria delle piattaforme ERP si unisce alla flessibilità e alla pervasività proprie delle soluzioni multicanale, basate principalmente su moduli di front-end web e mobile.

La nuova era valorizza la focalizzazione sul dato, propria del mondo ERP, integrandola con la flessibilità di una UX/UI mutuata dal mondo del web e dalle applicazioni “mobile”.

Il risultato è la realizzazione di “smart business solutions“ con una UX/UI differenziata per ruolo e specializzata per utente.  Applicazioni in grado di “portare” il processo ad ogni utente che viene sollecitato e guidato nella sua attività.

L’extended ERP abilita la realizzazione di un “ecosistema” di applicazioni integrate costruite sulle specifiche esigenze dell’utente che consultano, ricercano, modificano, integrano dati residenti sui database dei sistemi ERP.

Con l’Extended-ERP il processo diventa protagonista.